Adding an asana task

Използван софтуер: Hostify & Asana (вече не се използва)

Стъпка 1 засяга преди всичко COMMS екип

Стъпка 2 засяга предимно екипа на OPER

СТЪПКА 1: СЪЗДАВАНЕ НА ЗАДАЧАТА

1. Отворете резервацията преди/по време/след което задачата трябва да бъде изпълнена.

2. В горния десен ъгъл на прозореца с подробности за резервацията ще видите бутон Създаване на задача за асана. Кликнете върху него и попълнете формуляра.

3. Елементи на формуляра:

Работно място: Изберете FM ACFI (фактури за гости), FM MAG (среща и посрещане) или FM OPER (всички други задачи)
проект: Ежедневни задачи за OPER и ACFI, Meet&Greet за MAG
Възложител: OPER екип, ACFI екип или сътрудник на MAG
Последователи: изберете конкретно лице, на което сте съобщили задачата, ако има такава. Важно: за спешни задачи, които трябва да бъдат изпълнени в рамките на 24 часа и MAG винаги информира отговорния за задачата член по телефона, WhatsApp или лично.
Етикети: нито един
Срок на: изберете датата и часа, до които задачата трябва да бъде изпълнена. ASAP = текуща дата и час. Доставка на артикул се дължи в = дата и час на настаняване
Заглавие: Кратко и кратко, използвайки динамични променливи*. Напр. Доставете бебешко креватче на {{listing_nickname}}. Винаги включвайте динамичната променлива {{listing_nickname}} *!
коментар: добавете всякаква релевантна информация. Тук включвате подробности за фактурата и всичко, което може да помогне на члена на екипа да изпълни задачата (напр. подробности за гости за MAG, информация за фактура за ACFI)

* За динамични променливи: Чудили ли сте се някога как ботът, отговарящ на запитвания през нощта, знае първото име на госта? Е, той го търси и заменя динамичната променлива {{guest_first}} с първото име на госта. Има много динамични променливи, но най-важната, която винаги трябва да включвате, когато създавате задачи, е {{listing_nickname}}. Може също да искате да добавите {{confirmation_code}}, отнасящ се до конкретния номер на резервацията. Ето списък на всички динамични променливи: https://intercom.help/hostify-com/automations/dynamic-variables-list

СТЪПКА 2: ИЗПЪЛНЕНИЕ НА ЗАДАЧАТА

1. Отворете Asana на вашия компютър или използвайте приложението. Можете да преглеждате всичките си задачи в хронологичен или календарен изглед. Ако искате да видите задачите на друг екип, превключете работното си място, като щракнете върху иконата на вашия профил в горния десен ъгъл на екрана на работния плот.

2. Членът на екипа на OPER на смяна е отговорен за осигуряването на изпълнението на всички задачи на FM OPER през даден ден. Това не означава, че те трябва сами да изпълняват задачите – те могат да делегират някои или всички задачи на други членове на екипа. Същото важи и за FM ACFI задачи. Задачите на FM MAG трябва да бъдат възложени на сътрудника на MAG от самото начало.

3. Всяка задача трябва да бъде отбелязана като изпълнена при нейното изпълнение. Това може да стане чрез приложението или на работния плот.

НАПРАВЕТЕс	НЕ
[COMMS] Въведете всяка отделна задача, дори тя ще бъде завършена за много кратък период от време. Нуждаем се от сметка за всички изпълнени задачи.	[ВСИЧКИ] Забравете да проверите Асана първото нещо сутрин.
[COMMS] Информирайте екипа, който трябва да изпълни задачата, ако крайната дата е по-малко от 24 часа, чрез WhatsApp, телефон или лично.	[ВСИЧКИ] Използвайте Asana като заместител на Freshdesk. Freshdesk е нашата система за поддръжка на клиенти – тя е предназначена за клиентите и те са наш приоритет номер 1.
[COMMS] Винаги включвайте цялата подходяща информация и динамичната променлива {{listing_nickname}}. В редки случаи, когато това е обща задача, можете да пропуснете променливата.	[ВСИЧКИ] Маркирайте задача като завършена, преди действително да я завършите.
[COMMS] Уверете се, че не правите грешки, докато създавате задача. Не можете да променяте задачата от Hostify, след като е била създадена. Ако все пак направите грешка, информирайте изпълняващия екип възможно най-скоро.	[ВСИЧКИ] Използвайте опцията за създаване на задача за информационни цели – за това се правят бележки за резервация. Задачите са такива, каквито са – задачи, които се нуждаят от изпълнение.
[OPER] Планирайте предварително!!! Асана позволява много ясен изглед от птичи поглед на всички предстоящи задачи – използвайте това, за да подобрите управлението на времето и ефективността.	[ВСИЧКИ] Отложете задача или променете крайната дата. Ако дадена задача трябва да бъде отложена по някаква причина, информирайте главния изпълнителен директор по имейл възможно най-скоро.
[OPER] Комбинирайте задачи, където е възможно (напр. доставка на артикули и проверка на апартамент)	[COMMS] Създайте задача на MAG, без да сте потвърдили кой ще бъде сътрудникът на MAG.
[OPER] Планирайте проверките на апартамента чрез създаване на задачи
[ВСИЧКИ] Изпълнете всички задачи преди крайния срок!

Забележка към SLS:

Трябва да създадете задачи, които трябва да бъдат изпълнени във връзка с директни резервации – например да поискате връзка за плащане, която да бъде изпратена до госта, да поискате проверка на апартамента, за да се уверите, че всичко е наред и т.н. Ако искате MAG, включете това в бележка за резервацията и информирайте екипа COMMS чрез WhatsApp, телефон или лично – трябва да бъде назначен MAG, преди да създадете MAG задача.

Примери за задачи:

Добавяне на задача за асана