5 юни 2025 г.

Вили Балчик

Управляваме общо 7 вили, разположени в Балчик, разделени в две основни групи въз основа на тяхното разположение и удобства, както следва:

Всяка от следните вили разполага със собствен двор и басейн:

Вила Ябълка
Вила Кук
Вила Хасиенда

Има 3 вили под общото име „Балкида“, които споделят общ двор и басейн:

Вила Фейт
Вила Любов
Вила Хоуп – разделен на два отделни апартамента:
- Надежда 1 – разположен на първия етаж
- Надежда 2 – разположен на втория етаж

1. Резервации и запитвания

Получаваме резервации и запитвания чрез четири различни източника. Всеки от тях изисква специфична процедура за обработка, в зависимост от вида му:

1.1 Потвърдени резервации (платени и приети)

Ние получаваме потвърдени и платени резервации от следните платформи:

Нашият официален уебсайт - Book Flat Manager (Показва се като „Уебсайт“ в секцията с изходния код)
Booking.com
Airbnb

Тези резервации се показват като „Прието“ в Hostify и са платени.

Необходимо действие:

Просто изпратете шаблона за автоматично съобщение „IM Балчик Вили“ на госта.
Тези резервации се третират като готови и не са необходими допълнителни действия.

1.2 Запитвания от официалния уебсайт на вилата

Ние също получаваме неплатени запитвания през официален уебсайт на вилата (WordPress). Това не са потвърдени резервации и изискват ръчна обработка и комуникация. Ето уебсайта: https://balchikvillas.bg/

Важно:

Направи не приема запитването докато гостът не потвърди, че иска да продължи с резервацията.
Това са неплатено и няма автоматично плащане ще бъдат взети, дори ако кликнете върху „Приемам“ в Hostify.

2. Стъпки за обработка на запитвания относно WordPress:

2.1 Проверка на имейл и Hostify:

Запитването постъпва в нашата пощенска кутия за резервации като „УърдПрес“ + в Hostify се появява като запитване с бутони „Приемам“ и „Отказвам“.
Уверете се, че името, имейл адресът и датите на госта съвпадат и в двете системи.

2.2 Поставете звезда на запитването в Hostify:

Използвайте функцията „звездичка“ в Hostify, за да го маркирате.
Това гарантира, че ще бъде обработено само от старши комуникационните служители.
Не го приемай в този момент.

2.3 Изпращане на имейл до гост:

Използвайте имейл адреса и името на госта, предоставени в запитването за WordPress.
Създайте нов имейл с тема: „[Име на вила] – [Заявени дати]“
Съобщението трябва да включва:
- Благодарност за проявения интерес.
- Общата цена за заявения период (вижте запитването на Hostify за цени).
- Отговори на всички конкретни въпроси, които са задали.
- Попитайте ги дали искат да продължат с резервацията.

2.4 Следващи стъпки след имейл:

Преместете имейла в Папка „Вили Балчик“ във входящата поща на имейла.
Тогава, затворете запитването в Hostify (не го приемайте, освен ако гостът не отговори с потвърждение).

3. Превръщане на запитвания в потвърдени резервации

Ако гост отговори на имейла и потвърди, че иска да продължи с резервацията, следвайте стъпките по-долу, за да превърнете запитването в резервация:

3.1 Намерете запитването в Hostify и го приемете:

Използвайте лента за търсене в Hostify да търсите по имейл адрес на госта.
Ще се появи съответното запитване.
Кликнете „Приемам“ за да го превърнете в потвърдена резервация.

3.2 Изпратете инструкциите за плащане:

Изпратете шаблонното съобщение „IM Плащане Балчик Вили“ на госта.
Това съобщение съдържа банковите данни и инструкциите за плащане.

3.3 Проследяване на плащането:

Добавете данните за резервацията към споделения лист за проследяване. Очакват се плащания – Вили Балчик
Уверете се, че следете редовно състоянието на плащанията
Също така, добавете датата на падежа за последното плащане, което би трябвало да бъде 7 дни преди настаняване.

4. Процес на плащане и мониторинг

След като резервацията бъде приета и Плащане с IM Вили Балчик съобщението е изпратено, трябва да се следват следните стъпки относно плащанията от гостите:

4.1 Инструкции за плащане към гостите

Шаблонът за IM Payment за Balchik Villas включва необходимите данни за плащане и разбивка:

Гостът е длъжен да плати 50% от общата сума на резервацията, както и депозит от 250 евро на вила, в рамките на 24 часа от получаване на потвърждението.
Останалите 50% трябва да бъде платен една седмица преди настаняване..
Моля, обърнете внимание, че депозитът ще бъде възстановява се в рамките на седем календарни дни след напускане.

Получател: Балчик Вилас ЕООД

Банкова сметка: BG71CECB979010E6951801

Референтен номер на плащането: Дати на резервация + име на вилата + име на основния гост

4.2 Проследяване и потвърждаване на първоначалното плащане

След като изпратите съобщението за плащане чрез IM, следвайте тези стъпки:

Следене на плащането в рамките на 24 часа:
- Гостът трябва да прехвърли първоначален 50% + депозит за сигурност в рамките на 24 часа.
- Проверявайте активно за потвърждение на плащането през този период.
Доказателство за плащане до Петя:
- След като гостът изпрати потвърждение за плащане, препратете доказателството за плащане на Петя в Балчик: pgartcheva@yahoo.com
Актуализиране на вътрешни записи:
- Отбележете, че първото плащане е получено в листа „Очакващи плащания – Вили Балчик“.
- Също така, уверете се, че крайната дата на падеж на плащането е ясно написано (7 дни преди настаняване).

Напомняне за последно плащане:

- Редовно проверявайте листа „Очакващи плащания“.
- Когато наближава крайният срок за плащане, изпратете напомняне за госта за да завършите останалите 50%.