Adding an asana task

Software used: Hostify & Asana (No longer used)

Το βήμα 1 αφορά κυρίως την ομάδα COMMS

Το βήμα 2 αφορά κυρίως την ομάδα OPER

ΒΗΜΑ 1: ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΤΗΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ

1. Ανοίξτε την κράτηση πριν/κατά τη διάρκεια/μετά την οποία πρέπει να εκτελεστεί η εργασία.

2. Στην επάνω δεξιά γωνία του παραθύρου λεπτομερειών κράτησης θα δείτε ένα κουμπί Δημιουργία εργασίας Asana. Κάντε κλικ σε αυτό και συμπληρώστε τη φόρμα.

3. Στοιχεία φόρμας:

ΧΩΡΟΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ: Επιλέξτε FM ACFI (τιμολόγια επισκεπτών), FM MAG (συνάντηση και χαιρετισμό) ή FM OPER (όλες οι άλλες εργασίες)
Εργο: Καθημερινές εργασίες για OPER και ACFI, Meet&Greet για MAG
Εντολοδόχος: OPER Team, ACFI Team ή συνεργάτης MAG
Ακόλουθοι: επιλέξτε ένα συγκεκριμένο άτομο στο οποίο έχετε κοινοποιήσει την εργασία, εάν υπάρχει. Σημαντικό: για επείγουσες εργασίες που πρέπει να ολοκληρωθούν εντός 24 ωρών και η MAG ενημερώνει πάντα το μέλος της ομάδας που είναι υπεύθυνο για την εργασία μέσω τηλεφώνου, WhatsApp ή αυτοπροσώπως.
Ετικέτες: κανένας
Προθεσμία στις: επιλέξτε την ημερομηνία και την ώρα μέχρι την οποία πρέπει να ολοκληρωθεί η εργασία. ASAP = τρέχουσα ημερομηνία και ώρα. Παράδοση ενός αντικειμένου οφειλόμενη κατά = ημερομηνία και ώρα check-in
Τίτλος: Σύντομη και περιεκτική, χρησιμοποιώντας δυναμικές μεταβλητές*. Π.χ. Παράδοση βρεφικής κούνιας στο {{listing_nickname}} . Να συμπεριλαμβάνεται πάντα η δυναμική μεταβλητή {{listing_nickname}} *!
Σχόλιο: προσθέστε οποιαδήποτε σχετική πληροφορία. Εκεί συμπεριλαμβάνετε λεπτομέρειες τιμολογίου και οτιδήποτε μπορεί να βοηθήσει το μέλος της ομάδας να εκτελέσει την εργασία (π.χ. στοιχεία επισκέπτη για MAG, πληροφορίες τιμολογίου για ACFI)

* Σε δυναμικές μεταβλητές: Αναρωτηθήκατε ποτέ πώς το ρομπότ που απαντά σε ερωτήσεις κατά τη διάρκεια της νύχτας γνωρίζει το μικρό όνομα του επισκέπτη; Λοιπόν, το αναζητά και αντικαθιστά τη δυναμική μεταβλητή {{guest_first}} με το μικρό όνομα του επισκέπτη. Υπάρχουν πολλές δυναμικές μεταβλητές, αλλά η πιο σημαντική που πρέπει να συμπεριλαμβάνετε πάντα κατά τη δημιουργία εργασιών είναι η {{listing_nickname}} . Μπορεί επίσης να θέλετε να προσθέσετε {{confirmation_code}} , αναφερόμενος στον συγκεκριμένο αριθμό κράτησης. Ακολουθεί μια λίστα με όλες τις δυναμικές μεταβλητές: https://intercom.help/hostify-com/automations/dynamic-variables-list

ΒΗΜΑ 2: ΕΚΤΕΛΕΣΗ ΤΗΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ

1. Ανοίξτε το Asana στον υπολογιστή σας ή χρησιμοποιήστε την εφαρμογή. Μπορείτε να περιηγηθείτε σε όλες τις εργασίες σας σε χρονολογική ή ημερολογιακή προβολή. Εάν θέλετε να δείτε τις εργασίες μιας άλλης ομάδας, αλλάξτε τον χώρο εργασίας σας κάνοντας κλικ στο εικονίδιο του προφίλ σας στην επάνω δεξιά γωνία της οθόνης στην επιφάνεια εργασίας.

2. Το μέλος της ομάδας OPER σε βάρδια είναι υπεύθυνο για τη διασφάλιση της ολοκλήρωσης όλων των εργασιών FM OPER κατά τη διάρκεια μιας δεδομένης ημέρας. Αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να εκτελούν οι ίδιοι τις εργασίες – μπορούν να αναθέσουν ορισμένες ή όλες τις εργασίες σε άλλα μέλη της ομάδας. Το ίδιο ισχύει και για τις εργασίες FM ACFI. Οι εργασίες FM MAG θα πρέπει να ανατεθούν στον συνεργάτη MAG από την αρχή.

3. Κάθε εργασία θα πρέπει να επισημαίνεται ως ολοκληρωμένη κατά την εκτέλεσή της. Αυτό μπορεί να γίνει μέσω της εφαρμογής ή στην επιφάνεια εργασίας.

ΚΑΝΩμικρό	ΜΗΝ
[COMMS] Εισαγάγετε κάθε εργασία, ακόμα και θα ολοκληρωθεί σε πολύ σύντομο χρονικό διάστημα. Χρειαζόμαστε έναν λογαριασμό για όλες τις εργασίες που έχουν ολοκληρωθεί.	[ΟΛΟΙ] Ξεχάστε να ελέγξετε την Asana το πρώτο πράγμα το πρωί.
[COMMS] Ενημερώστε την ομάδα που θα πρέπει να εκτελέσει την εργασία εάν η ημερομηνία λήξης είναι λιγότερο από 24 ώρες μακριά, μέσω WhatsApp, τηλεφώνου ή αυτοπροσώπως.	[ALL] Χρησιμοποιήστε το Asana ως αντικατάσταση του Freshdesk. Το Freshdesk είναι το σύστημα υποστήριξης πελατών μας – προορίζεται για τους πελάτες και είναι η νούμερο 1 προτεραιότητά μας.
[COMMS] Να συμπεριλαμβάνονται πάντα όλες οι σχετικές πληροφορίες και η δυναμική μεταβλητή {{listing_nickname}}. Σε σπάνιες περιπτώσεις, όταν είναι μια γενική εργασία, μπορείτε να παραλείψετε τη μεταβλητή.	[ΟΛΕΣ] Επισημάνετε μια εργασία ως ολοκληρωμένη προτού την ολοκληρώσετε πραγματικά.
[COMMS] Βεβαιωθείτε ότι δεν κάνετε λάθη κατά τη δημιουργία μιας εργασίας. Δεν μπορείτε να τροποποιήσετε την εργασία από το Hostify αφού δημιουργηθεί. Εάν κάνετε κάποιο λάθος, ενημερώστε την ομάδα εκτέλεσης το συντομότερο δυνατό.	[ALL] Χρησιμοποιήστε την επιλογή δημιουργίας εργασιών για ενημερωτικούς σκοπούς - σημειώσεις κράτησης γίνονται για αυτό. Οι εργασίες είναι αυτό που είναι – εργασίες που χρειάζονται εκτέλεση.
[OPER] Σχεδιάστε εκ των προτέρων!!! Το Asana επιτρέπει μια πολύ ξεκάθαρη προβολή όλων των επερχόμενων εργασιών – χρησιμοποιήστε το για να βελτιώσετε τη διαχείριση χρόνου και την αποτελεσματικότητα.	[ALL] Αναβάλετε μια εργασία ή τροποποιήστε την ημερομηνία λήξης. Εάν μια εργασία πρέπει να αναβληθεί για οποιονδήποτε λόγο, ενημερώστε τον Διευθύνοντα Σύμβουλο μέσω email το συντομότερο δυνατόν.
[OPER] Συνδυάστε εργασίες όπου είναι δυνατόν (π.χ. παράδοση αντικειμένων και έλεγχος διαμερίσματος)	[COMMS] Δημιουργήστε μια εργασία MAG χωρίς να έχετε επιβεβαιώσει ποιος θα είναι ο συνεργάτης MAG.
[OPER] Προγραμματίστε ελέγχους διαμερισμάτων δημιουργώντας εργασίες
[ΟΛΕΣ] Ολοκληρώστε όλες τις εργασίες πριν από τη λήξη της προθεσμίας!

Σημείωση για το SLS:

Θα πρέπει να δημιουργήσετε εργασίες που πρέπει να εκτελεστούν σε σχέση με απευθείας κρατήσεις – π.χ. ζητήστε να σταλεί σύνδεσμο πληρωμής στον επισκέπτη, ζητήστε έλεγχο διαμερίσματος για να βεβαιωθείτε ότι όλα είναι εντάξει, κ.λπ. Εάν ζητάτε MAG, συμπεριλάβετε το στο μια σημείωση σχετικά με την κράτηση και ενημερώστε την ομάδα COMMS μέσω WhatsApp, τηλεφώνου ή αυτοπροσώπως – πρέπει να εκχωρήσετε ένα MAG πριν δημιουργήσετε μια εργασία MAG.

Παραδείγματα εργασιών: