Adding an asana task

Logiciels utilisés : Hostify & Asana (plus utilisés)

L'étape 1 concerne principalement l'équipe COMMS

L'étape 2 concerne principalement l'équipe OPER

ÉTAPE 1 : CRÉATION DE LA TÂCHE

1. Ouvrez la réservation avant/pendant/après laquelle la tâche doit être exécutée.

2. Dans le coin supérieur droit de la fenêtre des détails de la réservation, vous verrez un bouton Créer une tâche Asana. Cliquez dessus et remplissez le formulaire.

3. Éléments de formulaire :

Lieu de travail: Choisissez FM ACFI (factures d'invités), FM MAG (meet&greet) ou FM OPER (toutes les autres tâches)
Projet: Tâches quotidiennes pour OPER et ACFI, Meet&Greet pour MAG
Cessionnaire: Equipe OPER, Equipe ACFI ou Associé MAG
Suiveurs: sélectionnez une personne spécifique à qui vous avez communiqué la tâche, le cas échéant. Important : pour les tâches urgentes qui doivent être terminées dans les 24 heures et MAG informez toujours le membre de l'équipe en charge de la tâche par téléphone, WhatsApp ou en personne.
Mots clés: rien
À payer à : sélectionnez la date et l'heure auxquelles la tâche doit être terminée. ASAP = date et heure actuelles. Livraison d'un article dû à = date et heure d'arrivée
Titre: Court et concis, utilisant des variables dynamiques*. Par exemple, livrez un lit de bébé à {{listing_nickname}} . Incluez toujours la variable dynamique {{listing_nickname}} *!
Commenter: ajouter toute information pertinente. C'est là que vous incluez les détails de la facture et tout ce qui peut aider le membre de l'équipe à exécuter la tâche (par exemple, les détails de l'invité pour MAG, les informations de facturation pour ACFI)

* Sur les variables dynamiques : Vous êtes-vous déjà demandé comment le bot qui répond aux demandes de renseignements pendant la nuit connaît le prénom de l'invité ? Eh bien, il recherche et remplace la variable dynamique {{guest_first}} par le prénom de l'invité. Il existe de nombreuses variables dynamiques, mais la plus importante que vous devez toujours inclure lors de la création de tâches est {{listing_nickname}} . Vous pouvez également ajouter {{confirmation_code}} , en vous référant au numéro de réservation spécifique. Voici une liste de toutes les variables dynamiques : https://intercom.help/hostify-com/automations/dynamic-variables-list

ÉTAPE 2 : EXÉCUTION DE LA TÂCHE

1. Ouvrez Asana sur votre ordinateur ou utilisez l'application. Vous pouvez parcourir toutes vos tâches dans une vue chronologique ou calendaire. Si vous souhaitez voir les tâches d'une autre équipe, changez de lieu de travail en cliquant sur l'icône de votre profil dans le coin supérieur droit de l'écran sur le bureau.

2. Le membre de l'équipe OPER en poste est chargé d'assurer l'exécution de toutes les tâches FM OPER au cours d'une journée donnée. Cela ne signifie pas qu'ils doivent exécuter les tâches eux-mêmes - ils peuvent déléguer tout ou partie des tâches à d'autres membres de l'équipe. Il en va de même pour les tâches FM ACFI. Les tâches FM MAG doivent être assignées à l'associé MAG dès le début.

3. Chaque tâche doit être marquée comme terminée lors de son exécution. Cela peut être fait via l'application ou sur le bureau.

FAIREs	A NE PAS FAIRE
[COMMS] Entrez chaque tâche, même si elle sera terminée dans un laps de temps très court. Nous avons besoin d'un compte rendu de toutes les tâches accomplies.	[TOUS] Oubliez de vérifier Asana la première chose le matin.
[COMMS] Informez l'équipe qui doit exécuter la tâche si la date d'échéance est dans moins de 24 heures, via WhatsApp, par téléphone ou en personne.	[TOUS] Utilisez Asana en remplacement de Freshdesk. Freshdesk est notre système de support client - il est destiné aux clients et ils sont notre priorité numéro 1.
[COMMS] Incluez toujours toutes les informations pertinentes et la variable dynamique {{listing_nickname}}. En de rares occasions, lorsqu'il s'agit d'une tâche générale, vous pouvez ignorer la variable.	[TOUS] Marquez une tâche comme terminée avant de la terminer.
[COMMS] Assurez-vous de ne pas faire d'erreurs lors de la création d'une tâche. Vous ne pouvez pas modifier la tâche depuis Hostify une fois qu'elle a été créée. Si vous faites une erreur, informez-en l'équipe d'exécution dès que possible.	[TOUS] Utilisez l'option de création de tâche à titre informatif - des notes de réservation sont prises pour cela. Les tâches sont ce qu'elles sont - des tâches qui doivent être exécutées.
[OPER] Anticipez !!! Asana permet une vue d'ensemble très claire de toutes les tâches à venir - utilisez-la pour améliorer la gestion du temps et l'efficacité.	[TOUS] Reportez une tâche ou modifiez la date d'échéance. Si une tâche doit être reportée pour une raison quelconque, informez le PDG par e-mail dès que possible.
[OPER] Combinez les tâches dans la mesure du possible (par exemple, livraison d'articles et vérification de l'appartement)	[COMMS] Créez une tâche MAG sans avoir confirmé qui sera l'associé MAG.
[OPER] Planifiez les vérifications des appartements en créant des tâches
[TOUS] Terminez toutes les tâches avant la date limite !

Remarque à l'attention de SLS :

Vous devez créer des tâches qui doivent être exécutées en relation avec les réservations directes - par exemple, demander un lien de paiement à envoyer au client, demander un contrôle de l'appartement pour s'assurer que tout va bien, etc. Si vous demandez un MAG, incluez-le dans une note sur la réservation et informez l'équipe COMMS via WhatsApp, par téléphone ou en personne - un MAG doit être attribué avant de créer une tâche MAG.

Exemples de tâches :

Ajouter une tâche asana