Adding an asana task

Software used: Hostify & Asana (No longer used)

שלב 1 נוגע בעיקר לצוות COMMS

שלב 2 נוגע בעיקר לצוות OPER

שלב 1: יצירת המשימה

1. פתח את ההזמנה שלפני/במהלך/אחריה יש לבצע את המשימה.

2. בפינה הימנית העליונה של חלון פרטי ההזמנה תראה כפתור Create Asana Task. לחץ עליו ומלא את הטופס.

3. פריטי טופס:

מקום עבודה: בחר FM ACFI (חשבוניות אורח), FM MAG (פגוש וברוך) או FM OPER (כל שאר המשימות)
פּרוֹיֶקט: משימות יומיות עבור OPER ו-ACFI, Meet&Greet עבור MAG
נאמן: צוות OPER, צוות ACFI או עמית MAG
עוקבים: בחר אדם ספציפי שאליו העברת את המשימה, אם בכלל. חשוב: למשימות דחופות שצריכות להסתיים תוך 24 שעות ו-MAG תמיד ליידע את חבר הצוות האחראי על המשימה בטלפון, וואטסאפ או באופן אישי.
תגיות: אף אחד
מועד: בחר את התאריך והשעה שבהם יש להשלים את המשימה. בהקדם האפשרי = תאריך ושעה נוכחיים. אספקת פריט לתשלום ב- = תאריך ושעה של צ'ק-אין
כותרת: קצר ותמציתי, תוך שימוש במשתנים דינמיים*. למשל, משלוח מיטת תינוק ב-{{listing_nickname}} . כלול תמיד את המשתנה הדינמי {{listing_nickname}} *!
תגובה: להוסיף כל מידע רלוונטי. זה המקום שבו אתה כולל פרטי חשבונית וכל דבר שיכול לעזור לחבר הצוות לבצע את המשימה (למשל פרטי אורח עבור MAG, פרטי חשבונית עבור ACFI)

* על משתנים דינמיים: תהיתם פעם איך הבוט עונה לפניות במהלך הלילה יודע את שמו הפרטי של האורח? ובכן, הוא מחפש אותו ומחליף את המשתנה הדינמי {{guest_first}} בשם הפרטי של האורח. יש הרבה משתנים דינמיים אבל החשוב ביותר שאתה צריך תמיד לכלול בעת יצירת משימות הוא {{listing_nickname}} . ייתכן שתרצה גם להוסיף את {{confirmation_code}} , תוך התייחסות למספר ההזמנה הספציפי. להלן רשימה של כל המשתנים הדינמיים: https://intercom.help/hostify-com/automations/dynamic-variables-list

שלב 2: ביצוע המשימה

1. פתח את Asana במחשב שלך או השתמש באפליקציה. אתה יכול לדפדף בין כל המשימות שלך בתצוגה כרונולוגית או בלוח שנה. אם אתה רוצה לראות משימות של צוות אחר, שנה את מקום העבודה שלך על ידי לחיצה על סמל הפרופיל שלך בפינה השמאלית העליונה של המסך בשולחן העבודה.

2. חבר צוות OPER במשמרת אחראי על השלמת כל משימות FM OPER במהלך יום נתון. זה לא אומר שהם צריכים לבצע את המשימות בעצמם - הם יכולים להאציל חלק מהמשימות או את כולן לחברי צוות אחרים. אותו הדבר חל על משימות FM ACFI. יש להקצות משימות FM MAG לשותף MAG מההתחלה.

3. יש לסמן כל משימה כמושלמה עם ביצועה. ניתן לעשות זאת דרך האפליקציה או על שולחן העבודה.

לַעֲשׂוֹתס	לאים
[COMMS] הזן כל משימה בודדת, אפילו היא תושלם תוך פרק זמן קצר מאוד. אנחנו צריכים חשבון של כל המשימות שהושלמו.	[הכל] שכח לבדוק את אסאנה דבר ראשון בבוקר.
[COMMS] הודע לצוות שאמור לבצע את המשימה אם תאריך היעד נמצא במרחק של פחות מ-24 שעות, באמצעות WhatsApp, בטלפון או באופן אישי.	[הכל] השתמש ב-Asana כתחליף ל-Freshdesk. Freshdesk היא מערכת תמיכת הלקוחות שלנו - היא מיועדת ללקוחות והם בראש סדר העדיפויות שלנו.
[COMMS] כלול תמיד את כל המידע הרלוונטי ואת המשתנה הדינמי {{listing_nickname}}. במקרים נדירים, כאשר מדובר במשימה כללית, ניתן לדלג על המשתנה.	[הכל] סמן משימה כמושלמה לפני השלמתה בפועל.
[COMMS] ודא שאינך עושה טעויות בזמן יצירת משימה. לא ניתן לשנות את המשימה מ-Hostify לאחר יצירתה. אם אתה עושה טעות, הודע לצוות המבצע בהקדם.	[הכל] השתמש באפשרות יצירת המשימות למטרות אינפורמטיביות - הערות הזמנה נעשות לשם כך. משימות הן מה שהן - משימות שצריכות ביצוע.
[OPER] תכננו מראש!!! Asana מאפשרת מבט ברור מאוד, ממעוף הציפור, של כל המשימות הקרובות - השתמש בזה כדי לשפר את ניהול הזמן והיעילות.	[הכל] דחה משימה או תקן את תאריך היעד. אם יש צורך לדחות משימה מכל סיבה שהיא, הודע למנכ"ל באמצעות דוא"ל בהקדם האפשרי.
[OPER] שלב משימות במידת האפשר (למשל משלוח פריט ובדיקת דירה)	[COMMS] צור משימת MAG מבלי לוודא מי יהיה השותף ל-MAG.
[OPER] תזמן בדיקות דירה על ידי יצירת משימות
[הכל] השלם את כל המשימות לפני המועד האחרון!

הערה ל-SLS:

עליך ליצור משימות שצריך לבצע ביחס להזמנות ישירות - למשל לבקש קישור תשלום שיישלח לאורח, לבקש בדיקת דירה כדי לוודא שהכל תקין וכו'. אם אתה מבקש MAG, כלול זאת ב- הערה על ההזמנה והודיעו לצוות COMMS באמצעות WhatsApp, טלפון או באופן אישי - יש להקצות MAG לפני יצירת משימת MAG.

דוגמאות למשימות: