5 giugno 2025

Ville Balchik

Gestiamo un totale di 7 ville situate a Balchik, suddivise in due gruppi principali in base alla loro disposizione e ai servizi offerti, come segue:

Ciascuna delle seguenti ville dispone di giardino privato e piscina:

Villa Apple
Villa Cook
Villa Hacienda

Ci sono 3 ville sotto il nome condiviso “Balkida”, che condividono un cortile e una piscina in comune:

Villa Fede
Villa Love
Villa Hope – suddiviso in due appartamenti separati:
- Speranza 1 – situato al primo piano
- Speranza 2 – situato al secondo piano

1. Prenotazioni e richieste

Riceviamo prenotazioni e richieste di informazioni da quattro fonti diverse. Ognuna di esse richiede una procedura di gestione specifica, a seconda della tipologia:

1.1 Prenotazioni confermate (pagate e accettate)

Noi riceviamo prenotazioni confermate e pagate dalle seguenti piattaforme:

Il nostro sito web ufficiale - Book Flat Manager (mostrato come "Sito web" nella sezione sorgente)
Booking.com
Airbnb

Queste prenotazioni appaiono come "Accettato" in Hostify e sono pagati.

Azione richiesta:

Invia semplicemente il modello di messaggio automatico “IM Balchik Villas” all'ospite.
Queste prenotazioni vengono considerate pronte e non sono necessarie ulteriori azioni.

1.2 Richieste dal sito web ufficiale della Villa

Riceviamo anche richieste non retribuite attraverso il sito web ufficiale della villa (WordPress). Queste non sono prenotazioni confermate e richiedono gestione e comunicazione manuali. Ecco il sito web: https://balchikvillas.bg/

Importante:

Fare non accettare la richiesta finché il cliente non conferma di voler procedere con la prenotazione.
Questi sono non pagato e nessun pagamento automatico verrà presa, anche se clicchi su "Accetta" in Hostify.

2. Passaggi per gestire le richieste di WordPress:

2.1 Controlla la posta elettronica e Hostify:

La richiesta entra nella nostra casella di posta elettronica delle prenotazioni come “WordPress” + appare in Hostify come una richiesta con i pulsanti "Accetta" e "Rifiuta".
Verifica che il nome, l'indirizzo e-mail e le date dell'ospite corrispondano in entrambi i sistemi.

2.2 Aggiungi una stella alla richiesta in Hostify:

Per contrassegnarlo, utilizza la funzione asterisco in Hostify.
In questo modo si garantisce che la gestione sarà affidata esclusivamente al Senior COMMS.
Non accettarlo a questo punto.

2.3 Invia e-mail all'ospite:

Utilizza l'indirizzo email e il nome dell'ospite forniti nella richiesta di WordPress.
Crea una nuova email con il oggetto: "[Nome della villa] – [Date richieste]"
Il messaggio dovrebbe includere:
- Un ringraziamento per l'interesse dimostrato.
- Prezzo totale per il periodo richiesto (controllare la richiesta di informazioni su Hostify per i prezzi).
- Risposte a tutte le domande specifiche poste.
- Chiedi se desiderano procedere con la prenotazione.

2.4 Passaggi successivi dopo l'e-mail:

Sposta l'email in Cartella “Balchik Villas” nella posta in arrivo della posta elettronica.
Poi, chiudi la richiesta in Hostify (non accettarlo a meno che l'ospite non risponda con conferma).

3. Conversione delle richieste in prenotazioni confermate

Se un ospite risponde all'email e conferma di voler procedere con la prenotazione, segui i passaggi sottostanti per convertire la richiesta in una prenotazione:

3.1 Individua la richiesta in Hostify e accettala:

Utilizzare il barra di ricerca in Hostify per cercare tramite il indirizzo email dell'ospite.
Apparirà la richiesta correlata.
Clic "Accettare" per convertirla in una prenotazione confermata.

3.2 Inviare le istruzioni di pagamento:

Inviare all'ospite il messaggio modello "Pagamento IM Balchik Villas".
Questo messaggio include i dati bancari e le istruzioni per il pagamento.

3.3 Traccia il pagamento:

Aggiungi i dettagli della prenotazione al foglio di tracciamento condiviso In attesa di pagamenti – Balchik Villas
Assicurati di monitorare regolarmente lo stato dei pagamenti
Anche, aggiungere la data di scadenza per il pagamento finale, che dovrebbe essere 7 giorni prima del check-in.

4. Processo di pagamento e monitoraggio

Una volta accettata la prenotazione e la Pagamento IM Balchik Villas il messaggio è stato inviato, è necessario seguire i seguenti passaggi per quanto riguarda i pagamenti degli ospiti:

4.1 Istruzioni di pagamento per gli ospiti

Il modello di pagamento IM Balchik Villas include i dettagli di pagamento richiesti e la ripartizione:

L'ospite è tenuto a pagare 50% dell'importo totale della prenotazione, così come un deposito di 250 EUR per villa, entro 24 ore di ricezione della conferma.
Il resto 50% deve essere pagato una settimana prima del check-in.
Si prega di notare che il deposito sarà rimborsato entro sette giorni di calendario dopo il check-out.

Destinatario: Balchik Villas EOOD

Conto bancario: BG71CECB979010E6951801

Riferimento pagamento: Date di prenotazione + nome della villa + nome dell'ospite principale

4.2 Monitoraggio e conferma del pagamento iniziale

Dopo aver inviato il messaggio di pagamento IM, segui questi passaggi:

Monitoraggio del pagamento entro 24 ore:
- L'ospite deve trasferire il iniziale 50% + deposito cauzionale entro 24 ore.
- Controllare attivamente la conferma del pagamento durante questo periodo.
Inviare la prova di pagamento a Petya:
- Una volta che l'ospite invia la conferma del pagamento, inoltrare la prova del pagamento a Petya a Balchik: pgartcheva@yahoo.com
Aggiorna i record interni:
- Segnare che il primo pagamento è stato ricevuto nel foglio “In attesa di pagamenti – Balchik Villas”.
- Inoltre, assicurarsi che il data di scadenza del pagamento finale è scritto chiaramente (7 giorni prima del check-in).

Promemoria di pagamento finale:

- Controllare regolarmente il foglio “Pagamenti in attesa”.
- Quando il si avvicina la data di scadenza del pagamento finale, invia un promemoria per l'ospite per completare i restanti 50%.

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