Adding an asana task

Software utilizzato: Hostify e Asana (non più utilizzati)

Il passaggio 1 riguarda principalmente il team COMMS

La fase 2 riguarda principalmente il team OPER

FASE 1: CREAZIONE DEL COMPITO

1. Aprire la prenotazione prima/durante/dopo la quale l'attività deve essere eseguita.

2. Nell'angolo in alto a destra della finestra dei dettagli della prenotazione vedrai un pulsante Crea attività Asana. Cliccaci sopra e compila il form.

3. Elementi del modulo:

Posto di lavoro: Scegli FM ACFI (fatture ospiti), FM MAG (meet&greet) o FM OPER (tutte le altre attività)
Progetto: Compiti quotidiani per OPER e ACFI, Meet&Greet per MAG
Assegnatario: Team OPER, Team ACFI o associato MAG
Seguaci: seleziona una persona specifica a cui hai comunicato l'attività, se presente. Importante: per attività urgenti che devono essere completate entro 24 ore e MAG informa sempre il membro del team incaricato dell'attività tramite telefono, WhatsApp o di persona.
tag: nessuno
Scaduto a: selezionare la data e l'ora entro cui l'attività deve essere completata. APPENA POSSIBILE = data e ora correnti. Consegna di un articolo in scadenza a = data e ora del check-in
Titolo: Breve e conciso, utilizzando variabili dinamiche*. Ad esempio, consegna la culla a {{listing_nickname}} . Includi sempre la variabile dinamica {{listing_nickname}} *!
Commento: aggiungere qualsiasi informazione pertinente. È qui che includi i dettagli della fattura e tutto ciò che può aiutare il membro del team a eseguire l'attività (ad esempio i dettagli dell'ospite per MAG, le informazioni sulla fattura per ACFI)

* Sulle variabili dinamiche: ti sei mai chiesto come fa il bot che risponde alle domande durante la notte conosce il nome dell'ospite? Bene, lo cerca e sostituisce la variabile dinamica {{guest_first}} con il nome dell'ospite. Ci sono molte variabili dinamiche, ma la più importante che dovresti sempre includere quando crei attività è {{listing_nickname}} . Potresti anche voler aggiungere {{confirmation_code}} , facendo riferimento al numero di prenotazione specifico. Ecco un elenco di tutte le variabili dinamiche: https://intercom.help/hostify-com/automations/dynamic-variables-list

FASE 2: ESECUZIONE DEL COMPITO

1. Apri Asana sul tuo computer o usa l'app. Puoi sfogliare tutte le tue attività in una visualizzazione cronologica o del calendario. Se vuoi vedere le attività di un altro team, cambia il tuo posto di lavoro facendo clic sull'icona del tuo profilo nell'angolo in alto a destra dello schermo sul desktop.

2. Il membro del team OPER di turno è responsabile di garantire il completamento di tutte le attività FM OPER durante un determinato giorno. Ciò non significa che devono eseguire le attività da sole: possono delegare alcune o tutte le attività ad altri membri del team. Lo stesso vale per le attività ACFI FM. I compiti FM MAG dovrebbero essere assegnati all'associato MAG fin dall'inizio.

3. Ogni attività dovrebbe essere contrassegnata come completata al momento della sua esecuzione. Questo può essere fatto tramite l'app o sul desktop.

FARES	NON FARE
[COMMS] Inserisci ogni singolo compito, anche se sarà completato entro un periodo di tempo molto breve. Abbiamo bisogno di un resoconto di tutte le attività completate.	[TUTTI] Dimentica di controllare Asana la prima cosa al mattino.
[COMM] Informa il team che dovrebbe eseguire l'attività se la data di scadenza è a meno di 24 ore di distanza, tramite WhatsApp, telefono o di persona.	[TUTTI] Usa Asana in sostituzione di Freshdesk. Freshdesk è il nostro sistema di assistenza clienti: è pensato per i clienti e sono la nostra priorità numero 1.
[COMMS] Includi sempre tutte le informazioni rilevanti e la variabile dinamica {{listing_nickname}}. In rare occasioni, quando si tratta di un'attività generale, è possibile saltare la variabile.	[TUTTI] Contrassegna un'attività come completata prima di completarla effettivamente.
[COMMS] Assicurati di non commettere errori durante la creazione di un'attività. Non puoi modificare l'attività da Hostify una volta che è stata creata. Se commetti un errore, informa il team esecutivo il prima possibile.	[TUTTI] Utilizzare l'opzione di creazione dell'attività a scopo informativo: per questo vengono create note di prenotazione. Le attività sono ciò che sono: attività che richiedono l'esecuzione.
[OPER] Pianifica in anticipo!!! Asana consente una visione molto chiara e panoramica di tutte le attività imminenti: utilizza questa opzione per migliorare la gestione del tempo e l'efficienza.	[TUTTI] Rimanda un'attività o modifica la data di scadenza. Se un'attività deve essere posticipata per qualsiasi motivo, informare il CEO via e-mail al più presto.
[OPER] Combina le attività ove possibile (ad es. consegna degli articoli e controllo dell'appartamento)	[COMMS] Crea un'attività MAG senza aver confermato chi sarà l'associato MAG.
[OPER] Pianifica i controlli degli appartamenti creando attività
[TUTTI] Completa tutte le attività prima della scadenza!

Nota per SLS:

Dovresti creare attività che devono essere eseguite in relazione alle prenotazioni dirette, ad esempio richiedere un collegamento di pagamento da inviare all'ospite, richiedere un controllo dell'appartamento per assicurarsi che tutto sia a posto, ecc. Se stai richiedendo un MAG, includilo in una nota sulla prenotazione e informare il team COMMS tramite WhatsApp, telefono o di persona: è necessario assegnare un MAG prima di creare un'attività MAG.

Esempi di attività:

Aggiungere un'attività asana