Adding an asana task

Использованное программное обеспечение: Hostify и Asana (больше не используется)

Шаг 1 касается в первую очередь команды COMMS

Шаг 2 касается в первую очередь команды OPER

ШАГ 1: СОЗДАНИЕ ЗАДАЧИ

1. Откройте бронирование до/во время/после которого необходимо выполнить задачу.

2. В правом верхнем углу окна с данными бронирования вы увидите кнопку «Создать задачу Asana». Нажмите на нее и заполните форму.

3. Элементы формы:

Рабочее место: Выберите FM ACFI (гостевые счета), FM MAG (встреча и приветствие) или FM OPER (все остальные задачи)
Проект: Ежедневные задания для OPER и ACFI, Meet&Greet для MAG
Правопреемник: Команда OPER, команда ACFI или сотрудник MAG
Подписчики: выберите конкретного человека, которому вы передали задачу, если таковой имеется. Важно: для срочных задач, которые необходимо выполнить в течение 24 часов и MAG, всегда сообщайте члену команды, ответственному за задачу, по телефону, WhatsApp или лично.
Теги: никто
Срок: выберите дату и время, к которым задача должна быть выполнена. ASAP = текущая дата и время. Доставка товара в срок = дата и время регистрации
Заголовок: Коротко и лаконично, с использованием динамических переменных*. Например: Доставить детскую кроватку по адресу {{listing_nickname}}. Всегда включайте динамическую переменную {{listing_nickname}} *!
Комментарий: добавьте любую соответствующую информацию. Здесь вы включаете данные счета и все, что может помочь члену команды выполнить задачу (например, данные гостя для MAG, информация о счете для ACFI)

* О динамических переменных: Вы когда-нибудь задумывались, откуда бот, отвечающий на запросы ночью, знает имя гостя? Ну, он ищет его и заменяет динамическую переменную {{guest_first}} на имя гостя. Существует множество динамических переменных, но самая важная из них, которую вы всегда должны включать при создании задач, — это {{listing_nickname}} . Вы также можете добавить {{confirmation_code}} , ссылаясь на конкретный номер бронирования. Вот список всех динамических переменных: https://intercom.help/hostify-com/automations/dynamic-variables-list

ШАГ 2: ВЫПОЛНЕНИЕ ЗАДАЧИ

1. Откройте Asana на своем компьютере или используйте приложение. Вы можете просматривать все свои задачи в хронологическом или календарном виде. Если вы хотите увидеть задачи другой команды, переключите свое рабочее место, нажав на значок своего профиля в правом верхнем углу экрана на рабочем столе.

2. Член команды OPER на смене отвечает за обеспечение выполнения всех задач FM OPER в течение определенного дня. Это не означает, что они должны выполнять задачи самостоятельно — они могут делегировать некоторые или все задачи другим членам команды. То же самое относится к задачам FM ACFI. Задачи FM MAG должны быть назначены ассоциированному MAG с самого начала.

3. Каждая задача должна быть отмечена как выполненная после ее выполнения. Это можно сделать через приложение или на рабочем столе.

ДЕЛАТЬс	НЕ ДЕЛАЙТЕ
[COMMS] Введите каждую отдельную задачу, даже если она будет выполнена в течение очень короткого периода времени. Нам нужен отчет по всем выполненным задачам.	[ВСЕ] Забудьте проверить Асану первым делом с утра.
[КОММУНИКАЦИИ] Если до даты выполнения задачи осталось менее 24 часов, сообщите об этом команде, которая должна ее выполнить, через WhatsApp, по телефону или лично.	[ВСЕ] Используйте Asana в качестве замены Freshdesk. Freshdesk — это наша система поддержки клиентов, она предназначена для клиентов, и они — наш приоритет номер 1.
[COMMS] Всегда включайте всю необходимую информацию и динамическую переменную {{listing_nickname}}. В редких случаях, когда это общая задача, вы можете пропустить переменную.	[ВСЕ] Отметьте задачу как выполненную до ее фактического выполнения.
[COMMS] Убедитесь, что вы не делаете ошибок при создании задачи. Вы не можете изменить задачу из Hostify после ее создания. Если вы сделали ошибку, сообщите об этом команде исполнителей как можно скорее.	[ВСЕ] Используйте опцию создания задач в информационных целях – для этого делаются заметки о резервировании. Задачи такие, какие они есть – задачи, которые требуют выполнения.
[OPER] Планируйте заранее!!! Asana позволяет очень четко, с высоты птичьего полета, обо всех предстоящих задачах — используйте это для улучшения управления временем и эффективности.	[ВСЕ] Отложите задачу или измените дату выполнения. Если по какой-либо причине задачу необходимо отложить, сообщите об этом генеральному директору по электронной почте как можно скорее.
[OPER] Объединяйте задачи, где это возможно (например, доставка товара и проверка квартиры)	[COMMS] Создайте задачу MAG, не подтвердив, кто будет ее сотрудником.
[OPER] Планируйте проверки квартир, создавая задачи
[ВСЕ] Выполните все задания до истечения срока!

Примечание для SLS:

Вам следует создать задачи, которые необходимо выполнить в связи с прямыми бронированиями, например, запросить ссылку для оплаты, которую нужно отправить гостю, запросить проверку апартаментов, чтобы убедиться, что все в порядке, и т. д. Если вы запрашиваете MAG, включите это в примечание к бронированию и сообщите об этом команде COMMS через WhatsApp, по телефону или лично — MAG необходимо назначить до создания задачи MAG.

Примеры заданий:

Добавление задачи асаны