5 июня, 2025

Виллы Балчика

Мы управляем в общей сложности 7 виллами, расположенными в Балчике, которые по планировке и удобствам делятся на две основные группы:

Каждая из следующих вилл имеет собственный двор и бассейн:

Вилла Эппл
Вилла Кук
Вилла Асьенда

Под общим названием находятся 3 виллы. «Балкада», которые имеют общий двор и бассейн:

Вилла Фейт
Вилла Лав
Вилла Хоуп – разделен на две отдельные квартиры:
- Надежда 1 – расположен на первом этаже
- Надежда 2 – расположен на втором этаже

1. Бронирование и запросы

Мы принимаем заявки на бронирование и запросы через четыре разных источника. Каждый из них требует особой процедуры обработки в зависимости от типа:

1.1 Подтвержденные бронирования (оплаченные и принятые)

Мы получаем подтвержденные и оплаченные бронирования со следующих платформ:

Наш официальный сайт — Book Flat Manager (в разделе «Источник» отображается как «Веб-сайт»)
Booking.com
Airbnb

Эти бронирования отображаются как "Принял" в Hostify и являются платными.

Требуемые действия:

Просто отправьте шаблон автоматического сообщения «IM Balchik Villas» гостю.
Эти бронирования считаются готовыми и не требуют никаких дополнительных действий.

1.2 Запросы с официального сайта виллы

Мы также получаем неоплаченные запросы через официальный сайт виллы (WordPress). Это не подтвержденные бронирования, требующие ручной обработки и связи. Вот сайт: https://balchikvillas.bg/

Важный:

Делать не принять запрос пока гость не подтвердит, что хочет продолжить бронирование.
Это не оплачено и нет автоматического платежа будут приняты, даже если вы нажмете «Принять» в Hostify.

2. Действия по обработке запросов WordPress:

2.1 Проверьте электронную почту и хостинг:

Запрос попадает в наш почтовый ящик для бронирования как «WordPress» + в Hostify это отображается как запрос с кнопками «Принять» и «Отклонить».
Убедитесь, что имя гостя, адрес электронной почты и даты совпадают в обеих системах.

2.2 Пометить запрос в Hostify:

Используйте функцию звездочки в Hostify, чтобы отметить его.
Это гарантирует, что этим вопросом займутся только старшие сотрудники COMMS.
Не принимай это. в этот момент.

2.3 Отправить электронное письмо гостю:

Используйте адрес электронной почты и имя гостя, указанные в запросе WordPress.
Создайте новое электронное письмо с помощью Тема письма: «[Название виллы] – [Запрашиваемые даты]»
Сообщение должно включать:
- Спасибо за проявленный интерес.
- Общая стоимость за запрашиваемый период (проверьте запрос Hostify для уточнения цен).
- Ответы на любые конкретные вопросы, которые они задавали.
- Спросите, хотят ли они продолжить бронирование.

2.4 Дальнейшие шаги после отправки электронного письма:

Переместить электронное письмо в Папка «Виллы Балчика» в почтовом ящике электронной почты.
Затем, закрыть запрос в Hostify (не принимайте его, если гость не ответит подтверждением).

3. Преобразование запросов в подтвержденные бронирования

Если гость ответит на электронное письмо и подтвердит, что хочет продолжить бронирование, выполните следующие действия, чтобы преобразовать запрос в бронирование:

3.1 Найдите запрос в Hostify и примите его:

Использовать панель поиска в Hostify для поиска по адрес электронной почты гостя.
Появится соответствующий запрос.
Щелкните "Принимать" для преобразования его в подтвержденное бронирование.

3.2 Отправьте платежные инструкции:

Отправьте гостю шаблонное сообщение «IM Payment Balchik Villas».
В этом сообщении содержатся банковские реквизиты и инструкции по оплате.

3.3 Отслеживание платежа:

Добавьте данные о бронировании в общий лист отслеживания. Ожидание оплаты – Balchik Villas
Обязательно регулярно контролировать статус платежа
Также, добавить дату окончательного платежа, который должен быть 7 дней до заезда.

4. Процесс оплаты и мониторинг

После того, как бронирование будет принято и IM Payment Balchik Villas сообщение отправлено, необходимо выполнить следующие шаги относительно гостевых платежей:

4.1 Инструкции по оплате для гостей

Шаблон IM Payment Balchik Villas включает в себя необходимые платежные реквизиты и разбивку:

Гость обязан оплатить 50% от общей суммы бронирования, а также депозит 250 евро за виллу, в пределах 24 часа получения подтверждения.
Остальные 50% необходимо оплатить за неделю до заезда..
Обратите внимание, что депозит будет возвращается в течение семи календарных дней после выезда.

Получатель: Balchik Villas EOOD

Банковский счет: BG71CECB979010E6951801

Ссылка на платеж: Даты бронирования + название виллы + имя главного гостя

4.2 Отслеживание и подтверждение первоначального платежа

После отправки сообщения о платеже через IM выполните следующие действия:

Отслеживание платежей в течение 24 часов:
- Гость должен передать первоначальный взнос 50% + залог в течение 24 часов.
- Активно проверяйте подтверждение платежа в течение этого периода.
Переслать подтверждение платежа Petya:
- После того, как гость отправит подтверждение оплаты, перешлите подтверждение оплаты Пете в Балчик: pgartcheva@yahoo.com
Обновление внутренних записей:
- Отметьте, что первый платеж получен на листе «Ожидание платежей – Виллы Балчик».
- Также убедитесь, что дата окончательного платежа четко написано (7 дней до заезда).

Напоминание об окончательном платеже:

- Регулярно проверяйте лист «Ожидание платежей».
- Когда приближается дата окончательного платежа, отправьте напоминание гостю для завершения оставшихся 50%.