Adding an asana task

Використане програмне забезпечення: Hostify & Asana (більше не використовується)

Крок 1 стосується переважно команди COMMS

Крок 2 стосується переважно команди OPER

КРОК 1: СТВОРЕННЯ ЗАВДАННЯ

1. Відкрийте резервування до/під час/після якого потрібно виконати завдання.

2. У верхньому правому куті вікна деталей бронювання ви побачите кнопку Створити завдання асани. Натисніть на нього та заповніть форму.

3. Елементи форми:

робоче місце: Виберіть FM ACFI (рахунки для гостей), FM MAG (зустріч і зустріч) або FM OPER (усі інші завдання)
Демонструвати: Щоденні завдання для OPER і ACFI, Meet&Greet для MAG
правонаступник: Команда OPER, команда ACFI або співробітник MAG
Підписники: виберіть конкретну особу, якій ви повідомили завдання, якщо таке є. Важливо: для термінових завдань, які потрібно виконати протягом 24 годин, і MAG завжди повідомляють члена команди, відповідального за завдання, по телефону, WhatsApp або особисто.
Теги: немає
Оплата: виберіть дату та час, до якого завдання має бути виконано. ASAP = поточна дата та час. Термін доставки товару = дата та час заїзду
Назва: Коротко та лаконічно, з використанням динамічних змінних*. Наприклад, доставити дитяче ліжечко в {{listing_nickname}}. Завжди включайте динамічну змінну {{listing_nickname}} *!
коментар: додати будь-яку відповідну інформацію. Тут ви включаєте деталі рахунку-фактури та все, що може допомогти члену команди виконати завдання (наприклад, дані про гостей для MAG, інформацію про рахунок-фактуру для ACFI)

* Про динамічні змінні: ви коли-небудь замислювалися, як бот, який відповідає на запити вночі, знає ім’я гостя? Ну, він шукає це та замінює динамічну змінну {{guest_first}} ім’ям гостя. Є багато динамічних змінних, але найважливіша, яку ви завжди повинні включати під час створення завдань, це {{listing_nickname}}. Ви також можете додати {{confirmation_code}}, посилаючись на конкретний номер бронювання. Ось список усіх динамічних змінних: https://intercom.help/hostify-com/automations/dynamic-variables-list

КРОК 2: ВИКОНАННЯ ЗАВДАННЯ

1. Відкрийте Asana на комп’ютері або скористайтеся програмою. Ви можете переглядати всі свої завдання в хронологічному або календарному режимі. Якщо ви хочете побачити завдання іншої команди, змініть своє робоче місце, клацнувши піктограму свого профілю у верхньому правому куті екрана на робочому столі.

2. Змінний член групи OPER відповідає за забезпечення виконання всіх завдань FM OPER протягом певного дня. Це не означає, що вони повинні виконувати завдання самостійно – вони можуть делегувати деякі або всі завдання іншим членам команди. Те саме стосується завдань FM ACFI. Завдання FM MAG повинні бути призначені співробітнику MAG з самого початку.

3. Кожне завдання має бути позначене як виконане після його виконання. Це можна зробити через додаток або на робочому столі.

ЗРОБИТИс	НЕ варто
[COMMS] Вводьте кожне завдання, навіть воно буде виконано протягом дуже короткого періоду часу. Нам потрібен звіт про всі виконані завдання.	[УСІ] Забудьте перевірити Асану вранці.
[COMMS] Повідомте команду, яка має виконати завдання, якщо до терміну залишилося менше 24 годин, через WhatsApp, телефоном або особисто.	[УСІ] Використовуйте Asana як заміну Freshdesk. Freshdesk — це наша система підтримки клієнтів — вона призначена для клієнтів, і вони є нашим пріоритетом номер 1.
[COMMS] Завжди включайте всю відповідну інформацію та динамічну змінну {{listing_nickname}}. У рідкісних випадках, коли це загальне завдання, ви можете пропустити змінну.	[УСІ] Позначте завдання як виконане перед його фактичним виконанням.
[COMMS] Переконайтеся, що ви не зробили помилок під час створення завдання. Ви не можете змінити завдання з Hostify після його створення. Якщо ви зробили помилку, якнайшвидше повідомте про це команду виконавців.	[ВСІ] Використовуйте опцію створення завдання в інформаційних цілях – для цього зроблені примітки. Завдання такі, які вони є – завдання, які потребують виконання.
[OPER] Плануйте наперед!!! Asana дозволяє дуже чітко, з висоти пташиного польоту бачити всі майбутні завдання – використовуйте це, щоб покращити управління часом і ефективність.	[УСІ] Відкладіть завдання або змініть термін виконання. Якщо завдання потрібно відкласти з будь-якої причини, якнайшвидше повідомте генерального директора електронною поштою.
[OPER] Поєднуйте завдання, де це можливо (наприклад, доставка речей і перевірка квартири)	[COMMS] Створіть завдання MAG, не підтвердивши, хто буде партнером MAG.
[OPER] Плануйте перевірки квартир, створюючи завдання
[УСІ] Виконайте всі завдання до встановленого терміну!

Примітка для SLS:

Ви повинні створити завдання, які потрібно виконати щодо прямого бронювання, наприклад, надіслати гостю посилання для оплати, подати запит на перевірку квартири, щоб переконатися, що все в порядку, тощо. Якщо ви надсилаєте запит на MAG, включіть це в примітку про бронювання та повідомте команду COMMS через WhatsApp, телефоном або особисто – перед створенням завдання MAG потрібно призначити MAG.

Приклади завдань:

Додавання завдання асан